佛教圖書館館訊 第十六期 87年 12月

縱橫議場,掌握全局

--議學入門簡介

中華民國議事學會秘書長 宋偉民


【摘要】:會議為現代民主社會中不可或缺的管理工具,民國初年孫中山先生就譯著西方議事學名著,介紹西方議學新知,祇可惜沒有受到國人重視,達到應有效果。

本文即就會議相關的重點做簡要之敘述,俾使讀者有扼要了解。全文除前言及結語外,分為三大部分:其一,為會議的基本認識,內容包括法定人數之計算、會議程序之安排、會議紀錄之撰寫、主席之權責與修養、發言規則與禮貌等。其二,將議案處理的基本程序(一)提案(二)討論(三)表決三項做了簡潔說明,使讀者能充分了解基本議事程序的前後關係及注意事項,尤其對表決一項可決數之計算與一般見解之正確敘述。其三,有助於議事圓滿處理功能之重要動議,選擇五項稍加介紹,以擴展讀者對動議之認識。

關鍵詞:法定人數;會議程序;提案(動議);一時不議二事;兩面具呈;可決數


一、前言

  您一定有過開會的經驗,像在圖書館的經營管理裡,很多事件經常需要透過會議來解決,但幾經次開會之後,您可能會發現會議不一定可以集思廣益,解決問題。因為會議的內容可能毫無重點;也可能隨意的發言,全無秩序;更可能因您所常見的開會型式,根本稱不得是會議。根據推測,目前我國一般國民,對於議學感覺陌生的幾達98%。我們不願意用「議學文盲」這個字眼,但與實際情形相去不遠。

  到底議學知識,能否在我們生活中產生積極作用,幫助我們的團體更合作,集合多數人的智慧,謀最大的福利呢?假如我們仔細研讀孫中山先生所著《民權初步》一書,並細細體會在其序言中剴切的說明,當可體會他當時(民國六年春)介紹西方議學新知,積極推廣的苦心,亦可明白議學所強調的各種公平競爭原則,確實可以固結人心,糾合群力,提高辦事效率,民權之發達,必可登峰造極。十年之後,必能凌駕歐美之上,我國之富強亦必早已成為事實,而具有主持世界正義的勇氣與能力。祇可惜,當時中山先生所積極推廣的議學新知,一直沒有被國人所認識,老師不足以教導學生,年長者不足以提攜後進,甚或以訛傳訛,錯誤百出,鬧出許多笑話,演變至今日,一般人聽到會議就有極力排斥之潛在意識,視為不得不參加的形式,沒有達到應有效果。為了還給會議本來面目,我們實在有理由,將民權初步中的幾個重點,稍加說明,引發大家進一步研究的興趣,發揮議事功能,幫助圖書館的經營管理,使團體更和諧、更進步,也對得起中山先生當初介紹西方議學的苦心。

二、會議的基本認識

(一)開會額數之計算--法定人數(註1)

  為了確保團體公意之正確顯現,如果沒有特別規定,一般而言,應有該團體之「過半數」出席,始得開議。所謂「過半數」是團體現有會員總額之半,不應是編制人數之半,亦不應是「應出席人數」(即內政部所頒會議規範中所稱,現有會員總額數扣除因公、因病請假人數之半,因該數隨因公、因病人數變動,不夠穩定與明確)。但依法律該團體有特別規定者則從其規定。

(二)會議程序之安排

  會議程序(註2)之內容可以依功能大別為四大部份,並可再細分為若干程序。此四大部份是:1. 行禮如儀;2. 檢討過去(包括主席報告、宣讀並通過上次會議紀錄、上次會議決議案陸鶡瘙“帠孎i,工作報告、財務報告、專案委員會報告、其他報告,以及針對上述報告之質詢與答覆);3. 策勵將來(包括提案討論、臨時動議及選舉);4. 散會,謝謝大家!議程之安排,小型會由主席預先擬訂,大型會應由秘書處或程序委員會擬訂,但均應於會前提交大會認可,或予以修正後實施。

(三)會議紀錄

  會議之紀錄,以記當場的事實為原則,應儘量詳細,除正式議事機關(如立法院、議會等)外均不依其發言內容逐字記載,每次會議的紀錄應由紀錄、秘書處主管及主席分別核閱後簽署(範例如附件一),以示負責。上次會議紀錄,應由秘書人員於本次會議中宣讀,如會員均無異議,即為認可;如有異議或予修正,然後由主席提付表決。紀錄經認可後,應即註明認可之會次與日期,為該團體之法定文件,事後如發生爭執,則應以紀錄為準,不得以任何人之記憶為憑據。

附件一

 

  各團體可以事先印就制式簽到紙(首頁及次頁,範例如附件二),內容包括會議名稱、起迄時間、地點、主席、紀錄、指導人員、出席者、列席者、請假者、缺席者等必要項目,並於會前提供與會者簽名,完備會議程序。

附件二

 
 

(四)主席

  主席主持會議之進行,應採超然公正之立場,非必要時,儘量避免發表意見,使全體會員能循經一定的程序,充分而自由地發表意見,以達成決議,解決問題。擔任主席的人,千萬要記住,主席是會議的公僕,而非會議的主人,不得利用職權以操縱會場,或佔用其他會員太多的討論時間。主席以不參加發言及討論為原則,以免妨礙其職務之執行,並得以保持超然公正之立場,萬不得已,針對主題必須發言,應在發言前先行聲明:「本席暫時離開主席地位,說幾句話。」其係以普通會員身份發言,並不較一般會員更具影響力。主席以不參與表決為原則,但在以下三種情形才可行使表決權:1. 主席於議案表決數可否同數否決時,得加入方可使其通過。2. 主席於議案表決數可否僅差一票通過時,得參加反對方面,使成同數以否決。3. 主席於議案表決,有特別規定之額數如三分之二或四分之三者,如相差一票即達規定額數,得參加一票使其通過,或不參加表決任其否決。

(五)發言

  為維持議場秩序,依照一般會議規則,出席人若欲發表意見或提出任何動議時,不得逕行發言,須先舉手並口呼主席,請求發言地位,經主席認可後發言。會議進行中,若有兩位以上之出席人同時舉手請求發言時,主席得參酌下列情形,指定其優先發言。1. 原提案人有所補充或解釋時,就討論之議案;2. 舉手最快者;3. 座位距離主席最遠者(以示禮貌);4. 注意座位分布之均衡;5. 發言最少,尚未發言者;6. 各黨派之領導人;7. 各族群之長老;8. 女士。

  出席人取得發言地位後,發言時,須首先聲明其發言性質,對在場之問題,為贊成、為反對、為修正,或為其他有關動議。發言人可自稱「本人」,最好自稱「本席」,以表示重視本身所代表之席次,亦要求與會者予以客觀尊重之意。聲明發言性質有下列幾種好處:1. 使出席人瞭解發言人之發言主旨,提高議事效率;2. 阻止不合秩序之發言,以免浪費議事時間;3. 可以平衡正反雙方之發言次數,確保議場辯論中和諧討論的公平氣氛。

  發言應有禮貌,乃是民主社會中每一位人士應有之風度,也是維持議場秩序與提高會議效率的必要條件。因此,發言時,應以討論的議案為發言範圍,心平氣和,簡單扼要,不可離題太遠,或言論不著邊際。除了以人為主題之議案外,不得涉及私人私事;不可因自己的主觀成見,作無理武斷的言論,加諸他人。尤其是對於他人發言或提案的動機,不應予以揣測而施以攻擊。

  發言時間及次數應予限制,因會議的目的乃在集思廣益,自應使出席人均有普遍發言的機會,故發言應簡單扼要,不必長篇大論。所以一般而言,對於同一議案,每人發言以不超過兩次,每次以不超過三或五分鐘為宜。所謂同一議案,乃指對每一當前正在討論之動議而言,若有針對該動議而提出修正、付委或其他動議時,亦各有兩次發言權利。但1. 經主席徵詢出席人,無異議接受者;2. 所有出席人,均已輪流發言完畢,已無限制之必要者;3. 提案之說明,質詢之應答,事實資料之補充,工作或重要事項之報告,經主席許可者不在此限。

三、提案、討論、表決

  會議的主要目的,就是要集思廣益,尋求共識,解決問題,所以,會議的重心,應在於提案討論。一般說來,議場上對議案之處理手續有三,即1. 提案、2. 討論、3. 表決,其簡單定義如下:1. 提案,亦稱為動議,即出席人適時的提出一個問題或意見,請求會眾接受,經附議成立,予以討論或採納的意思。2. 討論,出席人針對在場之問題,為贊成或為反對的正反辯論稱之。3. 表決,討論終結,主席詢問出席人贊成或反對之數額,並依此比數,宣布其結果為可決或否決稱之。如上三者,就構成了一般議案的處理「模式」,若依序進行,則有條不紊,必能很快的解決問題。

  但當主題(主動議)不夠完備或有所缺失時,在討論過程中則通常不針對主題直接進行正反辯論,是針對主題的不足提出修正或其他意見,就實質上提出更寶貴的意見來補足原主題內容之不足或在程序上提出更貼切的附屬動議來改變其處理方式。而這些針對主題提出的附屬動議,同樣要徵求附議而後成立,然後針對此意見進行正反辯論,辯論終結則交付表決,其過程與前面所述的議案處理「模式」相同,只是性質單純,範圍較小而已。

(一)提案(動議)(註3)

  提案亦稱動議,如會場中無其他動議在場,係單獨提出與其他提案毫無關係的獨立提案,稱為主動議;如係為了改變主動議之內容或處理方式所提出的動議,稱為附屬動議,取其依附而生的意思。如係為了把握會議程序之正常進行,或為維護自身與會議所應享有的權益所提出來的動議,稱為權利動議。主動議又可分為:1. 實質主動議、2. 程序主動議兩種。所謂實質主動議,即為一般真正提出討論的實質問題,經附議成立交互討論及表決者。所謂程序主動議,雖非實質問題卻有獨立存在之性質,共有:1. 復議動議、2. 取消動議、3. 抽出動議、4. 預定動議、5. 變更議程動議等五種。

  程序動議,為專門修改主動議之處理方式等程序性問題的動議,分為:1. 收回動議、2. 分開動議、3. 暫停議則動議、4. 討論方式動議、5. 表決方式動議、6. 反對考慮、7. 開放填空、8. 限制填項、9. 終止填項、10. 清點人數等十種。所謂附屬動議,其名稱及優先順序如下:1. 散會(休息)動議、2. 擱置動議、3. 停止討論動議(限制討論、放寬討論)、4. 延期討論動議、5. 付委動議、6. 修正動議、7. 無期延期動議。權利動議又可分為:1. 權宜問題、2. 秩序問題、3. 會議詢問、4. 申訴動議等四種,亦各有其特色與作用。(範例如附件三)

附件三

 
 

(二)討論

  討論是議案處理中最重要的一個部份,除依規定不得討論的動議外。應立即交付討論,使出席人得以發表其為贊成、反對或修正之意見。討論應遵循下列各項原則:1. 一時不議二事(註4)的原則,避免枝節橫生,錯誤百出。2. 充分及自由討論的原則,避免意見之發表受到不當的限制。3. 討論機會均等的原則,避免少數人獨佔發言地位,剝奪他人公平競爭之機會。

(三)表決

  議案經充分討論後,即可交付表決。表決時,主席應兩面具呈(註5),即分別詢問贊成與反對兩方面之數額,再由主席宣布結果為可決或否決。

  除有特別規定外,以獲得出席並參加表決(有效票)數之過半數為可決,可否同數時,取決於主席。至於參加表決人數之計算方式,為表示贊成以及反對二種意見人數(Present and Voting)之總和,凡未參加表決者,均視為棄權,不參與計算。若遇有大問題,則應視情況提高可決數(註6)為出席並參加表決者之三分之二、四分之三或五分之四,唯情形並不多見。

  表決方法有:1. 無異議認可、2. 聲表決、3. 舉手表決、4. 起立表決、5. 正反分立表決、6. 唱名表決、7. 投票表決等七種,得視議案繁簡及會員要求,擇一採用。

四、重要動議之介紹

(一)修正動議

  出席人對討論中的議案,予以增刪補充,逐步予以修正,吸收各種不同的意見,使之互相調和,融為一體,具有集思廣益的功能,其結果必將趨於充實與完備,合於民主政治的特質。其修正方式有加入字句、刪除字句、刪除並加入字句等三種,修正案應與主題有關,同時取得優先討論之地位。

(二)付委動議

  出席人認為在會場中討論議案,尚有不足或未見周全之處,並非在場諸人依既有知識即可進行討論者,可將動議案交付專人或專門委員會先行研究,並於後次會議中提出報告,再行決定者稱之。

(三)延期討論動議

  出席人認為在場討論的議案,為時尚早,提議延期至適當時日再行討論者稱之。

(四)停止討論動議

  一致性甚高之議案,或為防止冗長的辯論,可於適當時機提出停止討論動議以終止辯論,立付表決,可免浪費時間,提高議事效率。唯此動議剝奪了其他會員再發言的機會,應有參加表決者三分之二贊成,始可通過。

(五)權宜問題

  議場偶發的緊急事件,足以影響出席個人或全體之利益者,出席人得提出權宜問題,要求主席先行解決再繼續進行會議,以確保會員權利之維持。

五、結論

  總之,議事學應為現代國民普遍具有的基本常識,也是民主生活中人人應具備的溝通工具,更是人際相處中最有效的尖端科技。人人擁有尊重自己,也尊重別人,善於協調,不固持成見,既有充分發表個人意見的權利,也欣然接受最後決定等民主修養。有了這樣的心態,又懂得會議技巧,當然能夠固結人心,糾合群力,促成團體之和諧與進步,提高圖書館經營管理效率,千萬不要學得了一些會議技巧就想操縱議場,在在誇示自身的議事長才,壓抑對方發言,忽略了最應堅守的民主精神,本末倒置,喪失研究議事學的根本目的。

  中山先生在民國六年二月二十一日譯著《民權初步》一書,至今已八十多年,是我國介紹西方議學的第一部著作。可惜國人一直都未見重視,沒有產生效果。過去的疏忽,我們無法苛責,假若今日,您仍然拒絕了這個機會,就要負明日之完全責任。

【附註】

註1:法定人數,指一個團體可以以團體名義處理事務作成決定的最小人數。
註2:會議程序,乃會議從開始到結束(散會)有條不紊的每一個過程,應經大會通
   過後生效。
註3:提案(動議),指會議中,與會者依法定程序提請大會處理(討論及表決)之
   主題。
註4:一時不議二事,指會議討論中,祇能針對在場問題表示意見,不得旁及他事,
   以免混亂。
註5:兩面具呈,是議案表決時,應依序詢問贊成方與反對方,並正確呈現其數字。
註6:可決數,乃指議案表決時,可以宣告其通過的數字。



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