佛教圖書館館訊 第三期 84年 9月

試論佛教圖書館的合作編目

耕書農


前言

  由於圖書館界的資源(人力、物力、時間)一直不是很豐裕,所以每所圖書館都很自然興起與他館合作的念頭,希望藉由合作解決本身的問題。而編目作業在每所圖書館作業中是最需要人力,且費時、經常性的工作,一般來說每所圖書館的館藏總有某部份彼此重複,也因此每所圖書館均有面對與他館重複作業的困擾。於是,「合作編目」便應運產生,這幾年發展蓬勃,尤其在電腦技術與設備的改進之下,有許多的合作編目已不用早年的人工印製紙本聯合目錄的作業方式,而採用線上作業方式。

     以下將就佛教圖書館進行合作編目,需要考慮之問題論述之:

一、合作編目的定義。

二、合作編目的前提與目的。

三、合作編目成功的因素。

四、佛教圖書館如何進行合作編目

五、佛教圖書館未來合作編目的發展方向。

一、合作編目的定義

  1983美國圖書館學會所編製的圖書館與資訊科學辭典中對「合作編目」的定義為:一群獨立的圖書館藉由合作完成書目資料的原始編目,並可以提供給這個合作的團體檢索,或是其未加入合作的圖書館也可以利用(註 1)。

  由ALA Glossary的定義可以得到幾個概念:強調獨立的圖書館間之合作,與書目資料的原始編目,及圖書館間(不論是否加入合作的圖書館)的分享成果。由於原始編目是項複雜而且費時、費力的過程,所以許多研究圖書館把原始編目當成一種需要特別注意的資源(註2),因此希望透過合作編目可以節省成本與避免重複作業,使省下的人力物力可以轉投入其他工作(註 3)。此外,能具備有專業素養,又有充份編目經驗的專家匱乏,所以希望藉由合作編目解決問題(註 4)。

  合作編目,又可稱為分享編目(Shared Cataloging ),因為編目的責任和成果是可以彼此分享的(註5)。但是與集中編目(Centralized Cataloging)的意義並不完全相同,因為後者強調一所圖書館進行編目,而其他圖書館取用其成果,但隨著計劃的不同,集中化的程度也不盡相同(註6 )。

二、合作編目的前提與目的

(一)目前所進行的合作編目計劃均根植於兩個重要的前提:

   1. 圖書館可以藉由增加編目記錄而擴充資料庫的範圍。

   2. 圖書館以分享編目記錄的方式來降低編目成本(註7)。

  為了達成上述的兩個前提,圖書館間必須使用同樣的標準,包括編目規則、著錄格式,同時每所圖書館的編目品質須達到一定的水準,才不會造成再修正記錄的困擾。此外,維持資料庫的一致性及提升成為國家層次的資料庫,才能使合作編目的功能達於極致。

(二)基於上述的兩個前提,合作編目的目的為:

   1. 擴展資料庫的範圍。
   2. 降低編目成本。
   3. 達成資訊分享。
   4. 提升服務品質。
   5. 達到一定的編目水準(註 8)。
   6. 減少專業館員在編目上的人力投資。
   7. 提高目錄的時效性(註 9)。

三、合作編目成功的因素

(一)編目標準與作業上,得到各合作館的一致認可:

  合作編目的主要目的在避免重複編目與達成資源分享,所以書目著錄必須一致,才能共用資料而不會發生須再修正的情形。

(二)有充裕的經費支援:

  因為有些圖書館加入合作計劃後,會改變原有的作業流程與增加工作項目或須添購設備,這些均會帶來成本上的額外負擔,如有經費支援,則可使困難減少。

(三)在執行中有些圖書館在「付出」與「收穫」之間的不公平能加以紓解:

  有些圖書館可能必須承擔較多的責任,但這與其本身的條件較優渥有關,例如:有較多的經費、人力與編目人才,所以大部份的小型圖書館會仰賴這些圖書館。如何使這些圖書館能平衡「不公平」的心態,會使計劃的推動更平順。

(四)克服建立國家層次資料庫的困難:

  因為每所圖書館都有自己的工作流程和方式,各書目中心的資料格式、標準均未全然一致,所以必須取得共識。

(五)解決資料庫內收錄範圍的衝突:

  特定資料與高使用率書目資料的收錄,應以何者為重,需熟思。

(六)地方層次與國家層次的優先順序問題:

  有些圖書館會認為自己館內的問題要優先解決,因此必須給予這些圖書館正確的觀念。

(七)計劃的目標與內容必須清楚的界定,否則一個混淆的目標會使各合作館的解釋
   均不一致,使執行上發生困難。

(八)在經費與人力的欠缺下,圖書館也可以選擇性質相近的圖書館進行合作:

  圖書館彼此之間因為學科編目人才的缺乏,而簽訂交換書目的合作編目計劃,成功的例子有:明尼蘇達大學與華盛頓大學合作,斯干那維亞語文與阿拉伯語文的書目交換(註10)。

  以上所敘述的是針對圖書館進行合作編目需具備的一些概念,期盼作為佛教圖書館進行合作編目的參考。

四、佛教圖書館如何進行合作編目

  佛教圖書館在圖書館類型上是屬於專門圖書館,而專門圖書館的特性是典藏的學科相當專門,加上佛教的圖書資料又特別多,因此要找到一位既懂佛學又是圖書館的專業人員,實在很少。且在人力、物力資源有限的情況下,合作編目可說是一項急需推動的工作。

  以目前佛教圖書館要進行合作編目,筆者的建議是先將書目格式標準化,這包括確定圖書分類法的版本、著錄格式標準、著錄規則、編目權威檔的建立、系統間的相容性、具有可供轉換的格式--C MARC。以下分述之:

(一)、確定佛教圖書分類法的版本

  佛教圖書館進行合作編目之前,必須先確定要以哪一種版本的佛教圖書分類法作為分類的依據。據筆者所知,大部份的佛教圖書館,都是以李世傑先生編訂的「佛教圖書分類法」作為分類依據;但由於各館在分編作業上的需求不同,因此在類表上作適度的調整。最近又有一些佛教圖書館正在進行分類法修訂的工作,據聞於今年底即可定稿,提供各佛教圖書館使用。希望此分類法的修訂版本,可使各類號取得一致性,普及於各佛教圖書館。圖書分類法的版本確定之後,再談佛教圖書館的合作編目,才能對各館有實質利益,假若短期內各館無法立即改變新類號,至少也編有新舊對照表,供各館參考。

(二)、規定著錄格式之各項標準

  編目時所依循的編目規則,也需統一,大部份佛教圖書館都以「中國編目規則」為編目時遵循的標準,僅有少數圖書館自訂格式。因此,在進行合作編目前對於加入之各合作館的編目規則需確定,是否中英文書皆採用「中國編目規則」作為分編時的依據;此外,書目著錄層次的詳簡亦需確定。

(三)、系統間的相容性

  據筆者所知目前佛教圖書館普遍採用的自動化系統有 「明善寺」版、「明宇」版、「新泰」版、「三邊」版、「鉑特」版 「榮樺」版、「永麒」等各種版本,這些自動化系統目前大部份都可以轉 C MARC (即中國機讀編目格式),但仍有少數圖書館是採用自己設計的系統。由於各館使用的自動化系統不同,若要進行線上合作編目至少要可提供書目轉換的功能,使各館可透過轉換方式進行書目資料的轉錄。

(四)、成立書目中心

  佛教圖書館的資源不像中央圖書館如此雄厚,且均為佛教專門圖書館,所以基本館藏的重覆性很高,因此建議最初先以可轉換C MARC格式的圖書館為主,透過轉換的方式使書目資料整合集中,建立聯合目錄。之後再選定一書目系統,使各館透過各種不同連線方式進行線上合作編目,成立佛教書目中心,提供其他圖書館使用,節省時間,降低成本,也可藉此書目中心進行線上公用目錄查詢,加強館際間的交流,使各館以有限經費作最有效的運用,達到資源共享的目標。

  合作編目的真諦是「分擔責任,共享成果」,即許多圖書館分擔編目工作( Sharing Cataloging )。(註 11 )目前佛教圖書館尚未編製一套聯合目錄,甚至各館館藏目錄也僅有幾家佛教圖書館曾經編製過。編製聯合目錄可說是合作編目的第一個重點工作,從前以書本式的聯合目錄為主,在時效性及更新方面都比不上線上聯合目錄,現在由於自動化的普及,故佛教圖書館可考慮進行線上合作編目,編製線上聯合目錄,並可作為各館採訪圖書資料的參考。

五、佛教圖書館未來合作編目的發展方向

  合作編目的進行容易產生等待別館原始編目的心態,為了避免此一情形出現,各館在進行合作編目之初,則須先體認「分擔責任」的重要性。且對於合作編目的進行,先擬訂計劃,內容包括合作方式、進行步驟、規則,以使合作編目的進行更有效率。

  對於佛教圖書館合作編目在未來發展方面,筆者認為可先訂定三個階段性的目標,以利合作編目可踏實的進行,也可藉此三個目標作為評估整體計劃的依據,使合作編目的計劃更完善、更容易達成。三個階段性目標分別是:

第一階段:統一著錄格式、規則、分類法。

第二階段:機讀格式轉換書目資料、編製線上索引典及標題。

第三階段:編製線上聯合目錄、建立各專題、文獻資料之索引資料庫。

  此三目標的最終目的是為了使每個圖書館共享書目資源,減少人力的浪費,使書目資料完整,提供更好的讀者服務。

【附註】
註1:American Library Association, The ALA Glossary of Library and
   Information Science (Chicago : ALA, 1983), 39.
註2:Carol A. Mandel, "Shared Cataloging:Some Remaining Issues,"
   Cataloging & Classification Quarterly 7 (1986): 29.
註3:雷淑雲,〈合作編目的過去、現在與未來〉,《台北市立圖書館館訊》,5卷
   2期(民76年),頁27。
註4:Mandel, 30.
註5:ALA, 59 .
註6:Carol A. Mandel, "Cooperative Catalog- ing : Models, Issues,
   Prospects," Advances in Librarianship 16 (1992):34.
註7:Ibid., 33.
註8:Ibid., 71-72.
註9:施碧霞,〈抄錄編目作業的探討〉,《中國圖書館學會會報》,45期(民78
   年),頁185。
註10:Magda El-Sherbini, " Cataloging Al-ternatives: an Investigation of
   Contract Cataloging, Cooperative Cataloging, and the Use of
   Temporary Help,” Cataloging & Classification Quarterly 15 (1992):
   78.
註11:邵婉卿,〈如何使圖書館的資源多而更多-談館際合作與資源共享〉,《書
   香季刊》,9期(民80年6月),頁65。



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