數位典藏建置規劃與管理
賴忠勤 國立臺中圖書館資訊小組執行秘書
【摘要】本文為「宗教史料數位典藏研習會」之講稿整理，以國立臺中圖書館數位典藏的經驗談起，內容包括數位化的目的、數位典藏的架構、建置數位資源要點、數位化工作流程、數位檔案命名、數位版權、資訊儲存及數位檔案保存，希望可以對想做數位典藏的單位，提供參考。
關鍵詞：數位化；數位典藏；Metadata；數位版權
一、為何要數位化
當圖書館或典藏單位考量要進行數位化時，首先要先思考為何要數位化？因為數位化是一項高成本的作業。以國立臺中圖書館數位化的幾個計畫為例，數位化相關費用如下：一般圖書掃描（全彩）：9-15元/頁，Metadata建檔：30-100元/筆，全文建檔（含校對）：0.2元/字，數位化管理、檢索系統：從免費到120萬，數位典藏系統主機和儲存設備：40萬。若以年度經費為例，國立臺中圖書館一年一個普通的數位化個案，經費就高達五百萬元以上。（見表一）因此是否進行數位化作業，必須認真考量其價值性，畢竟所費不貲。
表一、日文舊籍數位化作業經費概估範例
| 經費項目及內容 | 單價 | 單位 | 數量 | 總價 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|
| 【委外項目】 | |||||
| 1. 影像掃描作業 | $11 | 頁 | 337,319 | $3,710,509 | |
| 2. 影像檔轉存（JPG檔） | 批 | $100,000 | |||
| 3. Metadata資料建檔及校對費 | $100 | 冊 | 692 | $69,200 | |
| 4. 圖書裝訂修復作業 | $400 | 冊 | 692 | $276,800 | |
| 5. 儲存與備份媒體製作： | 份 | 1 | $250,000 | ||
| (1) DVD光碟片、光碟燒錄與拷貝、光碟片面與外盒標籤製作、塑膠單片盒。 | |||||
| (2) 硬碟一份 | |||||
| 6. 資料庫檢索系統功能加強 | 1式 | $100,000 | |||
| 7. 電子書主題及冊數增加 | 1式 | $300,000 | |||
| 委外項目合計 | $4,806,509 | ||||
| 【自辦項目】 | |||||
| 1. 學者專家出席討論或審查之出席費 | $2,000 | 人數*次數 | 18 | $36,000 | 3人x6次 |
| 2. 外聘學者專家差旅費（交通費、膳雜費） | 式 | 1 | $18,000 | ||
| 3. 僱請工讀生（含日薪及勞健保費用） | $25,000 | 月 | 10 | $250,000 | |
| 4. 雜支（文具、郵資、餐點及其他支出等） | 式 | 1 | $200,000 | ||
| 自辦項目合計 | $504,000 | ||||
| 總計（委外+自辦） | $5,310,509 | ||||
二、進行數位化應達到之目標
數位化的高成本，假如初步規劃進行數位化前，請先認真思考以下幾個問題：
（一）保存文化資產
進行數位化的資料，是否達到具有文化資產價值來保存。例如：許多照片數位化，如果只是近期的照片，而不是歷史照片，就尚未達到值得數位化的時間點。
（二）減少原件管理成本及對原件取用的損害
典藏的資料若取用頻繁，為了減少原件管理成本及對原件取用的損害，數位化之後，這些典藏資料只需在必要時才予以取用，一般只要直接查看數位檔即可。
（三）便於取用及分享
典藏的物件若使用頻率不高，短時間也沒有損壞之虞，在經費有限的情況下，可以加強保存環境的改善，暫緩數位化的進行。
（四）數位典藏加值應用
近年來數位加值應用為數位化作業進一步延伸的要求，尤其花費公務預算所進行的數位化作業，其成果就是要讓全民分享，不能做完就限在單位內部使用，而且許多數位化的物件是比較歷史研究相關的範圍，如果開放並吸引大眾使用，就必須做一些加值性的設計及功能開發，讓使用者可以檢索及瀏覽到更有用的內容，甚至設計結合遊戲及設計因素，進行進一步加值性利用。
（五）整合、檢索，產生新發現
許多數位化的史料，經過建檔、整合及檢索之後，往往會產生新的發現，若更能支援服務的使用者，協助其研究發展，便具有數位化的價值。
假如有達到以上幾個目的，就可以開始準備數位化，開始進行規劃作業，撰寫計畫書爭取經費。
三、數位典藏一般架構
從國立臺中圖書館進行數年數位化的經驗，個人認為一般的數位化作業並非屬於高技術性的工作。以圖書資料的數位化作業為例，掃描、建檔、文字辨識（如果有需要）、數典系統購置與匯入資料，即可完成基本的數位化要件。因此建立管理Metadata和電子全文、多媒體（如：影像、聲音、圖形、視訊、3D）物件的系統。（見圖一）不過同樣的掃描作業，也可以做到非常精細的解析度要求、校色、放置色卡等作業。如果一般典藏機構對其藏品經評估後值得進行，就可以開始依相關的規範著手進行。
圖一、數位典藏簡要作業內容架構
四、數位化要點
進行數位化作業有幾項要點，有助於將數位化工作做好：
（一）遵循、採用標準
數位典藏國家型科技計畫及文建會國家文化資料庫網站，已制訂非常多有關數位化作業Metadata或數位化物件等規範，因此日後執行的數位化作業性質類似，原則上儘量採用已有的規範，一方面可以減少再新擬訂數位化作業的規格所耗費的精力；另一方面日後如要進行交換，比較不會有格式不同的問題產生。例如掃描檔案一般用tiff檔作為備存，jpg檔作為線上瀏覽之用，但如果自訂採用比較特別的png檔，未來就較難分享給其他系統使用。
（二）避免重複
不諱言現在國內有一些數位典藏計畫有重複的情形，大部分是性質相近的資料，分別在不同數典計畫執行，結果在不同的數典系統上運作。例如國內有許多機構藏有日治時期留下大量且珍貴的日文圖書，卻有多個數位化作業在不同的機構或大學圖書館執行。會有這種現象，有時是經費來源不同，而國內兩大數典計畫又缺乏橫向的行政連結與分工，造成重複的情形。
（三）採用共同系統（著錄系統、檢索系統）
數位典藏計畫曾發展免費的數位典藏系統，例如Metalogy系統即能提供給機關著錄Metadata、檢索等功能。此系統雖然功能不是很強，但是具有基本著錄、儲存、檢索等功能，對於經費不甚充足的典藏單位可以考慮採用，除非經費充裕，或想開發特殊的功能，才需要特別委外設計開發一套符合典藏單位需求的客製化系統。
（四）分散建置、集中管理
數位典藏聯合目錄運作方式，是將物件的典藏是分屬各個機構之系統，透過OAI等協定，將各系統數位典藏metadata集中至聯合目錄提供查詢。另外國家文化資料庫在各附屬機關建置完成後，要求上傳一份完成的資料（包含metadata及數位化物件）到國家文化資料庫典藏，不過各機關數位化的資料容量已非常龐大，若全部集中到國家文化資料庫系統，其支援的儲存空間必定非常驚人，也可能會產生超出管理負荷問題。因此分散建置，集中管理是目錄或全部物件資料，需考量集中管理單位本身的支援能力。
（五）資料交換、備存
如同圖書館同樣採MARC格式為圖書資料的建檔格式及標準，有利於資料的交換及保存。進行數位化作業的機構若能依循既有的metadata格式建檔，不自創metadata格式，對日後資料的交換是相當有幫助的。
（六）數位物件檔案轉換
隨著電腦軟硬體設備的演進，數位化物件檔案未來一定會遭遇必須進行檔案格式的轉換問題，才能在未來的電腦設備運用。可惜到目前為止，仍無法有一個較好的解決方案。因為目前電子資源一般可以掌握的不過十多年的資料而已，實在很難去驗證未來二十年後的電腦能否讀取現在產生的檔案。而檔案轉換也需要經費支應，而且又要避免品質減損問題，因此各種不確定因素非常大。
（七）著作權
著作權是數位化作業最不容易處理的問題，若機構屬圖書館性質，可以就保存典藏的需要「複製」一份，但也僅能在館內使用，無法透過網路供外界連結使用。
（八）永久保存議題
與數位資料轉換關係密切，可以設定一個議題：「五十年後，這些數位檔案能否可以繼續使用？」再視資訊科技的演進，隨時調整儲存、轉換策略，或許就可以達到此一目標。
五、數位化工作流程
數位化作業之流程仍需視各機構的特性，規劃出適合機構作業流程的方式。以下主要參考「數位典藏國家型科技計畫─內容發展分項計畫」所出版，由林彥宏所著《文書檔案數位化工作流程參考標準》，為各位說明數位化作業時共通的工作流程。
（一）前置作業
不論是經過審慎評估，或是政策上就已經決定進行數位化作業了，著手進行的前置作業包括下列數項：
1. 確認數位化史料範圍
確認欲數位化資料的範圍，如數量、性質等。尤其數量一定要加以估算，因為後續撰寫計畫書時將影響整體經費的精確度。
2. 史料檔案整編
為數位化作業所做的史料檔案整理工作，必須更為仔細，尤其之前整理就不是非常理想化的館藏資料，整理的項目如建立目錄清冊、記錄史料檔案狀況是正常、蟲蛀霉蝕、散落、修裱、遺失、大尺寸、浮貼……等。以國立臺中圖書館進行日文舊籍數位化作業為例，其中有些插頁是比較大的尺寸，整理人員會特別標註，日後要求廠商特別處理這些特殊規格的資料，相對會影響到整個成本的估算；又如浮貼，古書有很多浮貼，這在數位化時也是一個很重要的史料之一，所以要把它標註清楚，才不會發生資料數位化後散失或忽略數位化的情形。
3. 數位化方案選擇
(1) 自製、委外
執行數位化作業二種主要方式：自製與委外。自製由館員或工讀生進行掃描、建檔的工作，並且需要品質控制；還要有資訊技術的背景，架設伺服主機（server），安裝數典系統及設定，將數位化metadata及物件放上去；委外作業則是爭取一筆經費，然後委託專業廠商執行。以國立臺中圖書館而言，均採委外方式辦理，因為自製所需要的人力、產量較難掌握，而且經費科目也不適合用在雇請工讀生。委外作業若能選擇到作業品質管控優良的廠商，將能為業主（圖書館）節省許多精力，不過委外廠商的選擇就變得非常重要。
(2) 數位化規格
數位化規格的訂定，需要視資料的性質及使用的目的，加以適當的區分。以國家圖書館進行圖書、期刊數位化作業為例（見表二），將影像檔分為三種規格，解析度最高，作為備存用的tiff檔，600 dpi是非常高的，如果只有文字而沒有圖片、照片，一般只要300 dpi就足夠了。第二種jpg格式，主要是放在網路上提供瀏覽下載，有些單位jpg格式的壓縮比若未調大，即使下載用的jpg格式也可以用在出版印刷上，原則上失真也不會很大。當然用於出版最佳的格式是tiff檔，但檔案非常大，例如報紙一版約A2大小的數位化檔案，用全彩掃描就有50、60MB，檢視檔案的時間就要等30、40分鐘以上。第三種影像檔為gif檔案，作為預覽用。就個人觀察，有些數典系統並不一定把預覽格式轉成gif檔，有的只是將jpg檔縮小應用，因為在寬頻網路上並不會影響影像顯示的速度。
表二、數位化規格（國家圖書館期刊報紙數位化作業）
| 檔案格式 | 建議規格 | 說明 |
|---|---|---|
| 數位化標的以文字為主 | ||
| 資料永久保存格式 | 檔案格式：TIFF 色調深度：黑白；灰階-每像素8-bits；彩色-每像素24-bits 壓縮：不壓縮 解析度：300~600（或更高）dpi（依原始資料品質及重要性選擇適當解析度，一般印刷品可採300dpi） | 將資料數位化典藏，保持原有風貌。提供使用者作重製、壓縮處理或其他圖像處理交換之用。 |
| 網路下載格式 | 檔案格式：JPEG or JPEG 2000 色調深度：黑白；灰階-每像素8-bits；彩色-每像素24-bits 壓縮：JPEG（灰階壓縮比約10:1，彩色壓縮比約10:1） 解析度或影像大小：150dpi~300 dpi，或影像大小從500×400至1000×700pixels | 提供使用者網路上觀看及列印用。 |
| 預覽影像 | 檔案格式：GIF 色調深度：每像素8-bits 壓縮：原生影像至GIF 解析度或影像大小：72dpi，或影像大小從150×100到200×200 pixels | 提供使用者預覽及選擇欄位用。 |
| 數位化標的以影像為主 | ||
| 資料永久保存格式 | 檔案格式：TIFF 色調深度：灰階-每像素8-bits；彩色-每像素32-bits 壓縮：不壓縮色彩濃度值4.0D以上（color），3.2D（B&W） 解析度：300~600（或更高）dpi（依原始資料品質及重要性選擇適當解析度，一般印刷品可採300dpi，美術品供複製畫使用建議採600dpi，供印刷出版使用採350dpi） | 將資料數位化典藏，保持原有風貌。提供使用者作為重製、壓縮處理或其他圖像處理交換之用。 |
| 網路下載格式 | 檔案格式：JPG（JPEG交換格式） 色調深度：灰階-每像素8-bits；彩色-每像素24-bits 壓縮：JPEG（灰階壓縮比約10:1，彩色壓縮比約20:1） 解析度或影像大小：150~300 dpi，或影像大小從500×400至1000×700 pixels | 提供使用者網路上觀看及列印用。 |
| 預覽影像 | 檔案格式：GIF 色調深度：每像素8-bits 壓縮：原生影像至GIF 解析度或影像大小：72dpi，或影像大小從150×100到200×200 pixels | 提供使用者預覽及選擇欄位用。 |
4. 工作規劃、計畫書撰寫
工作規劃以計畫書的形式呈現，是獲得上級支持及爭取經費的重要步驟。
(1) 計畫書格式
不同計畫案自有其不同計畫書格式要求，以國立臺中圖書館申請國家文化資料庫所撰寫的計畫書格式為例，省略部分較特殊的項目，大致包括如下內容：
I. 前言
以三分之二的頁面對計劃內容作一簡單概述，包含為何要規劃本項計畫（緣由）等內容，可供上級長官或審查委員很快了解計畫內容概要。
II. 計畫目標
以條列方式，簡明扼要列出本計畫欲達成之目標。
III. 數位化內容及範圍
說明欲數位化資料的內容、範圍和重要性，尤其若要送審爭取經費，就必須強調這批資料的重要性，以獲得審查委員的青睞。所呈現的內容包括數位化數量，最好能以較精確的數量呈現，例如圖書幾冊，頁數約幾頁。
IV. 資料所有權及使用權
因牽涉資料重製與公開傳送使用，因此必須釐清著作財產權問題。國中圖向文建會爭取經費補助，製作完成的數位化物件均須上傳至國家文化資料庫，因此特別重視著作權問題。
V. 執行內容、工作項目及步驟
對於執行內容加以說明且具體呈現。尤其主要工作項目，必須分項呈現，如掃描數量、Metadata建檔數量，甚至包含資料修復的數量等。實施步驟及期程可以用甘特圖呈現，有時上級單位會要求預估未來三、四年的期程，所以要將本年度之時程、未來年度之期程一起列出來。
VI. 資源分配
在人力方面，要求將現有人力配置、需求人力分配清楚。如：在做計畫時，有時會要求聘請工讀生，或單位內部有多少人力可以來支援這個專案，所以就必須把人力交待清楚，這樣上級審查時才能感受到人力欠缺，才能同意聘請數位化助理或工讀生。
另外，經費是非常重要的項目，由於整體經費有限，有時評審會特別挑經費項目檢視是否合理，如果經費編列不合理，甚至會有整項都被刪減的危險。所以原則上要詳列計價方式，並可略為高估一成左右，可供其他未及列入但必須支用的項目使用。
VII. 預期效益及影響
預期效益及影響應儘量予以量化呈現。
VIII. 附件
詳細數位化資料清單或其他補充項目。
其他項目內容視需要再予以增加，例如國中圖有時在計畫書上列出目前使用的主機設備、系統及儲存空間，作為審查參考。
5. 規格需求書
數位化作業若要採委外作業，因招標的需要，必須撰寫「規格需求書」，將執行細節詳列清楚。
6. 委外管理
進行委外管理的目的，主要在檢視廠商是否依進度進行，數位化成品是否有不符需求書內容，以期能及時發現並要求改善。否則一直到最後驗收時才發現問題，就會非常不易解決。國中圖一般會規劃期中審查和期末審查，期中審查的目的是要監控廠商是否有照進度進行及品質控制，並可作為分期驗收付款的依據。有時也會派員到廠商的工作現場勘察，檢視掃描環境的防盜、消防安全等；另外，在運送時，也派車跟隨，怕運送車會有狀況發生。
（二）物件數位化程序
若數位化作業決定採自製方式，就需要了解以下物件數位化程序的工作流程。
| 1. | 建立色彩管理模式，包括顯示器校色和掃描器校色。顯示器校色（見圖三），一個星期要做一次螢幕校色；掃描器校色，是將IT8校色卡（見圖四）放到掃描器上配合軟體使用，把不符合的色彩調校回來。好的機器會自動校色，也可以要求廠商每天進行校色作業。 | ||||||||||
圖三、顯示器校色 | |||||||||||
圖四、IT8校色卡 | |||||||||||
| 2. | 數位化資料掃描程序，包括典藏資料點交及歸還、設備檢查、準備資料、進行掃描等作業。 | ||||||||||
| 典藏資料點交及歸還作業，保管人員要將資料交給進行數位化人員時，要確實做到歸還並簽名，並確認先前整編發現的問題。 | |||||||||||
| 其次是掃描機器設備檢查，要在掃描前20分鐘開機予以熱機，因為若開啟後馬上進行掃描，可能會有色彩會跑掉。 | |||||||||||
| 對於準備掃描資料，通常開始掃描之前會先準備一批資料，不要把掃描的資料一次全拿到掃描器旁邊，採分批拿取，約半小時作業時間左右的數量，才不會在掃描時造成混亂的情形。 | |||||||||||
| 3. | 數位影像後製
| ||||||||||
| 4. | 數位影像備份及管理 | ||||||||||
| 將製作完成的數位物件轉錄至儲存媒體，如DVD或外接式硬碟。轉錄至DVD光碟注意事項，以圖書而言，同一卷（冊）之影像檔案儘量在同一片，還要預留光碟空間，勿將整片光碟全部燒滿，說明文件要在同一片光碟。此外，儲存媒體要標示清楚；儲存媒體的保管，要多份備存於不同位置，還有保管政策，如中研院數位典藏有一個保管政策，同時做五份資料備存於中研院不同的研究所，並定期輪替更新。轉錄至硬碟可以方便上傳至系統主機，速度較快，也可以節省換片的時間。 |
（三）Metadata與資料庫建置
Metadata與資料庫建置內容，包括確認Metadata欄位、資料著錄方式二種。其中，資料著錄又可分為訂定著錄規範、資料建檔、校對三項。
Metadata的建置，視數位化典藏資料的內容，有時需要尋求學科專家協助，使metadata紀錄品質更完善。Metadata著錄相關規範，可以參考國家圖書館《圖書、期刊制訂Metadata著錄規範》（http://catweb.ncl.edu.tw/metadata/mici00070510.PDF）。另外Metadata建檔後，至少應該進行一次校對作業，避免建檔輸入錯誤情形。
1. 何謂Metadata
Metadata在國內有幾種講法，例如：詮釋資料、元資料、後設資料、資源描述格式、超資料等。中研院數位典藏採用「後設資料」的稱呼。詮釋資料是對資料（資源）的描述格式，目的在促進資訊系統對資料（資源）的檢索、管理與分析。具有傳統目錄「著錄」功能，目的在使資料的管理維護者及使用者，可透過詮釋資料了解並辨識資料，進而去利用和管理資料。可以提供系統上一個更便利的擷取管道。雖然目前資訊檢索系統可以達到將文獻內容經過文字辨識，並提供全文檢索的方式，不過就檢索的精確度上，仍需要利用Metadata上的著錄資料。
2. Metadata的重要性
| (1) | 詮釋資料紀錄比原始資料（典藏品）之檔案小很多。 |
| (2) | 結構化之紀錄格式，易於處理、檢索；尤其對於非文字物件的搜尋。 |
| (3) | 可提高檢索的精確度。 |
| (4) | 可提供不存在於原始資料（典藏品）本身之資訊，例如：主題、稽核資料、附加說明、授權範圍等。 |
| (5) | 可增進原始資料（典藏品）數位化管理的容易度。 |
3. Metadata與全文資料檢索
Metadata經由人工分析建置，將原始資料（典藏品）中的重要資訊擷取或標示出來，原則上檢索Metadata可獲得較精確的結果。全文資料檢索的結果數量大，但檢索結果不精確；不過透過適當的關鍵字輸入，也可以獲得較為精確的結果。
國中圖之前進行的日文舊籍、舊版報紙及古文書等數位化作業，也都有予以全文處理的規劃，不過目前全文化的成本仍高。之前評估舊報紙進行全文資料化，可惜用文字辨識（OCR）技術，僅能成功辨識約20%，還不如交給廠商送往大陸進行全文建檔。未來全文化還是必定要進行的加值作業，只是成本必須加以考量。
4. Metadata之種類
| (1) | MARC格式，就是一般書目格式。如國中圖日文舊籍數位化，就直接採用既有的MARC格式建檔。 |
| (2) | CIMI（Computer Interchange of Museum Information），供博物館藏品、圖書館特藏等之描述格式，採用SGML DTD。 |
| (3) | EAD（Encoding Archival Description），供檔案、手稿特藏的描述格式，網路上有現成格式可供參考。 |
| (4) | GILS（Government Information Locator Service），由美國政府所訂定，除描述文獻式資料外，亦可描述簡單的地理空間性及時間性。 |
| (5) | TEI（Text Encoding Initiative），原應用於人文學及語言學電子文件的描述格式，目的在促進資源的交換，並應用到其他學科範疇的電子文件上。 |
| (6) | Dublin Core，描述網路上電子資源的簡單格式，目前最常被應用，許多Metadata格式都由DC延伸應用。 |
Dublin Core由初始的13個項目欄位，後來又增修為現在的15個欄位：主題與關鍵詞（Subject & Keywords）；題名（Title）；創作者（Author & Creator）；簡述（Description)；出版者（Publisher）；其他貢獻者（Other contributors）；日期（Date）；資源類型（Resource type）；資料格式（Format）；識別資料（Resource identifier）；關連（Relation）；來源（Source）；語文（Language）；時空涵蓋範圍（Coverage）；權限範圍（Rights management）。
Dublin Core的特色為：
I. 簡單，為一組描述網路資源之簡單欄位，各項目欄位易懂易學。
II. 語意可互相轉換。
III. 具擴張性，欄位具可重複性、可延伸性、可檢索性。
IV. 網路上的標準，科際整合、國際化。
以「國家文化資料庫」為例，有針對不同種類數位典藏物件建立詮釋格式，如老照片XML DTD，下載到數位典藏系統後，就可以直接產生系統metadata著錄欄位，若有需要，再加修正。文字性的版本可在http://km.cca. gov.tw/download/metadata.html獲得。
六、數位檔案命名格式
個人發現國內不少機構在進行數位化時，並不是很重視數位典藏物件檔案命名。有時只要求在建構的系統上能順利擷取顯示，而忽略了未來系統發展或與外界交換時，會造成數位檔案名稱一樣的問題。
數位檔案命名要具有唯一性、可辨識、連結性，其原則主要包含：
1. 可由檔名辨識此資料是由公立、私立單位或個人所提供。
2. 此命名方式可支援同一物件有多種檔案格式及使用目的。
3. 此命名方式在整個系統中，每一數位資源皆有其唯一之檔名。
4. 檔案名稱與Metadata相結合。
另外，還必須符合下列規則：
| 1. | 使用ASCII code命名。 |
| 2. | 檔案名稱一律使用半形英文小寫字母及數字構成，不可使用中文或全形。 |
| 3. | 檔名不可包含下列字元/ \ : * ? ” < > | ! @ # $ % ^ & ( ) + = { } [ ] ,。 |
針對數位檔名結構，以國中圖日文舊籍數位化為例說明如下：
單位代碼-物件類別-物件代碼-多部分之序號-使用目的.附屬檔名
說明：以上五段皆為必備，各段間以“-”（dash）作為分隔符號。
| 單位代碼： | cca100003。（國立臺中圖書館之單位代碼） |
| 物件類別： | 日文書之物件類別代碼為thm（Taiwan Historical Materials），以thm表示。 |
| 物件代碼： | bjn+流水編號（5位數字）+冊次（Volume）：冊次以v+冊次（2位數字）方式呈現，若僅有單冊，則予以省略。如編號1之書目，因總共有9冊，因此第1冊之物件代碼為bjn00001v1，第2冊為bjn00001v2；編號2僅有1冊，物件代碼為bjn00002。 |
| 書 | 名頁代碼為tp（Title Page），以tp表示。 |
| 例 | 言或序（Preface）：pr+頁次（2位數字），如第一頁為pr01，第二頁為pr02。 |
| 目 | 次（Table of Contents）：tc+頁次（2位數字），如第一頁為tc01，第二頁為tc02。 |
| 正 | 文以5碼表示頁次，如第一頁為00001，第500頁為00500。 |
| 版 | 權頁代碼為cp（Copyright Page），以cp表示。 |
| 特 | 殊之圖或表頁（如尺寸大於原書者）： |
| 原書已編頁碼者：命名原則依前列「正文」之規範。 | |
| 原書未編頁碼者：依夾頁所在之前頁頁次+att（Attachment）+流水號（2位數字），如00001att01，表示正文第一頁之後為圖或表夾頁，其中第一頁的編碼。 | |
| 圖 | 書原件封面以co表示。 |
| 圖 | 書原件封底以bc表示。 |
依檔案格式給予附屬檔名，如：tif, jpg, pdf等。
以上的檔案命名方式，在數位化作業進行前當然會儘量就可能的形式制訂，不過實際進行作業時，還是會有例外的情形。因此在數位化作業進行時，需要隨時就例外情形加以討論研訂，以利後續作業的進行。
七、數位版權
就行政上，當然必須先釐清數位典藏未來完成開放，有無侵犯到著作權問題。就技術面而言，較常應用的有浮水印技術。浮水印有顯性、隱性兩種方式，國中圖採用的是顯性浮水印，直接顯示在數位典藏影像頁面上；隱性的浮水印是可以用軟體檢測，為避免有人改造浮水印，或註冊先後問題，可能必須成立認證機制及認證代碼。
在Metadata上有一個對權限之著錄，最好可以加以著錄。
八、資訊儲存議題
由於數位檔案大量擴增，必須尋求更低成本之儲存方案，並且也要因應高汰換率的資訊設備及維修問題。圖五所示的資訊儲存相關設備及架構，說明如下：
| 1. | 主機硬碟，一般僅作為作業系統、數典系統運作之用，其擴充性有限。 |
| 2. | 磁碟陣列（RAID）技術，可避免硬碟毀損所造成資料的損壞，可應用在主機硬碟、NAS、SAN等儲存設備中。 |
| 3. | NAS (Network Attached Storage)：作為網路儲存專用之儲存伺服器，可供多台主機分享。價格較便宜。 |
| 4. | SAN (Storage Area Net- work)：存儲區域網路，主機透過光纖網路連結光纖交換器，再到儲存設備，傳輸速度快，但整體架設較昂貴。 |
圖五、資訊儲存設備及架構
未來國中圖針對大量資訊儲存議題，也開始規劃如圖六的資訊生命週期儲存架構，以資訊的取用頻率，自動分級到不同等級、成本的儲存設備中，降低整體的儲存成本。因此大量極少使用之檔案可歸檔至低價儲存設備、具無限擴充性、可分批汰換設備。
圖六、未來儲存架構
九、數位檔案長久保存方案
面對數位檔案的長久保存議題，我們可以先假設一個議題：50年後，還可以看到現在建置的數位檔案嗎？目前仍是個未知數，只能就可預先努力的項目，加以準備。
1. 擬訂長久保存政策。
2. 異地備援：與其他不同地區的單位合作。
3. 儲存媒體定期轉換或重製，例如：整套DVD定期重製，數位影音檔定期轉換格式。
十、結語
最後，我們再回想一開始所談的「為什麼要數位化？我們需不需要數位化？」數位化是一項高製作成本、高人力投入，以及高維持成本的工作，因此如果決定要進行數位化，目前網路上已經有不少資源可以取得。若有機會，也可以參觀其他機構，甚至廠商進行數位化的過程，以交換數位化作業之經驗，相信只要用心投入，數位化工作可以事半功倍，達到典藏與利用的目標。
【編者按】本文為錄音謄稿，經講者撥冗審閱刊載。
【訊息】「數位典藏國家型科技計畫」技術彙編http://www.ndap.org.tw/2_techreport/ enter.php |