佛教圖書館館訊 第八期 85年 12月
談香光尼眾佛學院圖書館遷館作業
香光尼眾佛學院圖書館典藏 釋自正
前言
圖書館的遷館，是非常繁重的工程，因此完善的遷館規劃對新館空間安頓是相當重要，且如何有效控制遷館時間，將館藏圖書資料、傢俱設備及行政檔案等搬移到新館，是遷館的重點。
本館為圓滿完成遷館作業於事前先成立專案小組，負責籌劃、執行各項工作並進行檢核、評估、請教有經驗者及蒐集相關文獻作為規劃時參考。以下是將本館遷館實務作業作一概況介紹。
一、前置作業
所謂前置作業，是指遷館的時序規劃，主要包括預估建築工程進度、確定遷館日期、倒推流程時間、閉館整理時間、估算打包時間、各流程所需人力評估及邀請外力支援等事，都是遷館前必須先加以規劃、設想的項目。
本館自民國八十四年七月即著手遷館規劃。配合佛學院課程，決定於學期結束時閉館暫停流通，進行打包作業，於開學前完成遷館工作。為邀請更多志工協助參與，因此選定假日遷館。
二、清點設備及計算館藏
為便於遷館作業，事前將所有的設備列出清單，依新館空間需求配置設備，決定搬遷數量。對於圖書清點，原先想利用遷館時，作圖書全面清點，淘汰老舊不合宜的圖書資料，但由於人力不足而作罷。
三、規劃架位
依館藏清冊實際測量每一類號圖書資料所需空間。每座書櫥以大類號切截，再以細類分配每層書架，標明類號起迄。另外，每一類號必須預留未來成長空間，一般每層書櫃約預留1/3至1/4的空間，最底層書架暫不放書，以便日後調架。
四、打包工程
將圖書館資料分類打包是遷館過程中重要的工作，關係未來遷館的搬移及上架。以下就打包事宜加以敘述：
（一）規劃標示
為便利辨識不同資料類型及放置區域，採用不同顏色色紙標示，如採編室資料用紅色，辦公室檔案用藍色，期刊以白色標示，黃色表示參考書，一般圖書用綠色。
圖書標示色紙上寫明：架號-層號-包號，如：2-1-3代表第二座書櫥-第一層架-第三包。
各種設備貼上物品搬移單，其格式如下：
（二）打包時間
依現有人力考慮進行打包時間。原先擬定遷館時間是五月份，因此在四月份開始打包非佛學圖書。由於工程進度延後遷館時間，即停止打包。待最後確定八月遷館，在一個月前停止借閱，進行密集打包，共計打包圖書二千餘包、期刊近百箱、視聽資料二百多盒、行政檔案一百餘箱、教科書八百多包，花費總時數近七百小時。
（三）打包方式
本館依搬運內容分圖書、視聽資料、行政檔案、設備四類型打包，以下就各類型資料及設備打包方式說明：
1. 圖書
本館圖書打包按類號依序進行，由於考慮舊館至新館的搬運距離很近，因此採用捆包方式（上下夾厚紙板後用「打包機」打包）；為方便一人搬運，每一小包書最高三十公分。對於較大部頭或精裝圖書，則置於底部或集中打包。珍藏的資料，宜先用大張白報紙包住，再行打包或裝箱，以免圖書受損。
打包後的圖書放置何處？需考慮整體運作流程及遷館動線是否合宜。本館由於舊館沒有足夠的空間，因此打包後則放回原來書櫃上，於遷館前一天再全部移出。
2. 視聽資料
本館視聽資料採抽屜式收藏，因此遷館時將抽屜編號後，一一取出直接移至新館。
3. 行政檔案
由於行政檔案資料較零散，因此採用裝箱，外面標示放置定點及箱號，防止搬遷時遺漏。
4. 設備
舊有傢俱、機器設備在搬遷前，事先將書櫥玻璃及隔板取出，易破碎物品加以包裹；並於新館空間標示定點位置，以利搬運放置。
五、清潔佈置新館
遷館前一天，先將新館建築完成部分打掃乾淨，地面舖上塑膠布，以維護地面清潔，避免圖書、傢俱入館運送過程中將地板刮傷。並於新館地面標示各類型資料放置定點，以利識別。
六、物品準備
遷館當日所需物品要提前準備完成，如：架設搬運的機器、手套、圍裙、清潔工具、工作人員茶水點心等。
七、遷館當日作業
遷館當日是整個搬遷的重要時刻。以下就人員分配、搬移順序、搬遷方法、搬遷注意事項做說明：
（一）人員分配
本館遷館的人力是邀請嘉義安慧學苑佛學研讀班同學、大專同學及當日來山信眾共計約百餘位發心協助。由執事法師負責人力分配及動線觀照。各據點的運作，則由本館的志工主負責。為使志工達成共識，在前一日即邀請志工回館開會，分配工作，了解搬遷的動線、順序及運作注意事項。各組工作內容如下：
1. 發放組
分配較熟識館藏打包者，關照、執行舊館各區物品依順序搬運。
2. 搬運組
負責將物品由舊館搬運到新館。搬運設備組的成員宜選擇男眾較有力氣者。
3. 接收組
新館安排三區接收圖書的入口動線，各區都有專人負責圖書、物品的運送及定位。
（二）搬移順序
一般圖書館的遷移是先固定書櫃後再遷書，但本館由於工程進度延緩傢俱無法於遷館前入館定位，因此選擇先將圖書優先入館。其次再搬移舊館的書櫥及辦公室傢俱。行政檔案，屬重要文件，使用頻率高，安排最後運送。
（三）搬遷方法
本館舊有館藏圖書分二處存放，地點皆位於第二層樓，且因大樓其他工程尚未完工，無法使貨車運輸，為節省人力希望能於四小時內完成，因此採用了三種運輸方式及開闢四條搬移動線：
1. 裝置吊架馬達
請建築工程組協助架設二座吊架馬達，將圖書由第二層樓運至一樓，再以接力方式搬運至新館。
2. 釘製木滑板
如大型的滑溜梯，主要搬運舊木製書櫃，及封箱過期期刊。由於物品自第二層樓滑下，衝力較大，因此接收平面底部加放棉被以保護物品。
3. 以人力傳遞接送方式
吊架馬達的運輸量有限，當志工人員增多時，則開闢一條動線，由舊館（藏經樓）至新館排成約60公尺人橋，以接力方式傳送圖書到新館，入館後再以手推車運送至各定點。由於每包重量不超過六公斤，因此搬運速度快。
（四）搬遷注意事項
1. 建立共識
運輸前，讓參與者知道搬運的順序、放置定點及圖書的保護等。
2. 掌握時間，控制流程
對於不同路徑的輸送，負責人必須隨時觀照進度，以便調度人力。
3. 安全優先
搬運過程中負責人要特別觀照參與者的安全。
八、空間安頓、拆封上架
入館後空間安頓，先將傢俱設備定位。各項的資料在拆封上架前，必須先核對標示與架號，確定無誤後再拆封。上架過程中，當發現估算與實際放置略有差異，需待整個區域都上架後，再進行細部調整。
結語
由古到今各圖書館的遷館作業會因外在因素而有差異，因此規劃者要能隨時臨機應變，洞悉現況做調整，選擇最適合自己的方式。本館由規劃到執行遷館作業，雖處於其它工程尚在進行的困窘狀態中，我們還是很慶幸的將三萬餘冊圖書、百餘件傢俱設備遷移完成。
遷館是圖書館邁向「新」環境的開始，面對適應新空間及物品擺置是一項挑戰，假若有一完善的遷館規劃，人與物將可以很快得到安頓。歷經此次遷館，深感縝密規劃的重要性。儘管規劃與執行時有些疏漏，但願留下記錄，將此次過程整理成文，提供參考。
[回gaya首頁]
[佛教圖書館館訊]
[館訊8期目次]